Quand tu reçois des courriers tu as tendance à les mettre de côté et après tu les oublies et les papiers s’accumulent et tu ne sais plus quoi en faire, je vais te donner la méthode que j’utilise pour traiter et classer mes documents sans prise de tête.
Alors ce n’est peut-être pas la méthode idéale mais pour ma part c’est celle que j’utilise depuis longtemps et qui me convient le mieux. Tu trouveras toi aussi ce qui te conviens le mieux au fil du temps.
Pour ma part sur mon bureau j’ai 2 bacs un pour les courriers à classer et un pour les courriers à traiter.
Mon bac courrier à classer est divisé en 5. Pourquoi 5 ? Tout simplement car on est 5 à la maison donc 1 pochette par personne (Parent 1, Parent 2, Enfant 1, Enfant 2, Enfant 3.
Lorsque je reçois du courrier je regarde si je dois faire une action, par exemple facture à payer ou si c’est seulement un courrier d’information, par exemple échéancier, relevé ou autre …
Et je mets le courrier dans le bac correspondant.
Une fois par semaine je prends mon bac courriers à traiter et je traite mes courriers. Une fois fait, je les mets dans le bac courrier à classer.
Pour le bac courrier à classer je le trie en fonction du courrier qui s’accumule mais pas plus d’un mois, sinon il y en a trop :D
Pour classer les documents après j’utilise un trieur mais ce n’est pas le rangement le plus adéquat pour une famille de 5 personnes donc je vais m’acheter des boites à archives.
Ça fait 1 an que je le dis mais je vais finir par le faire !
Et après je suis ces étapes
- Je rassemble mes papiers : je m’installe tranquillement et je rassemble tous mes papiers.
- Je vérifie ce qu'il faut conserver et je jette ce qui peux l’être et mets de côtés ce que je dois garder.
- Je trie par catégories : je classe mes documents en différentes catégories : maison, factures, assurances, santé, travail, banque, véhicule ...
- Après je range dans mon trieur : un onglet par catégorie. (Ex : Onglet 1 = Banque)
J’ai des sous pochettes dans mes différentes catégorie pour chaque personne de la maison.
Par exemple pour la pochette Banque j’ai 5 sous dossiers : Ludi, Parent 2, Enfant 1, Enfant 2, Enfant 3
Alors j’avoue que les sous-catégories pour chaque personne ne sont pas nécessaires pour toutes les catégories mais pour ce qui est des papiers scolarités, santés c’est vraiment mieux pour s’y retrouver.
Pour la catégorie MAISON par exemple je n’ai pas de sous dossiers par personne mais des sous dossiers par item, exemple : électricité, eau, gaz, travaux….
Pour la catégorie véhicule c’est le même principe j’ai des sous dossiers par véhicule.
Voilà comment je fais pour classer mes papiers, j’ai essayé plein de méthode mais c’est pour moi la meilleure, enfin celle qui me convient le mieux à ce jour.
Il faut retenir 1 seule chose :
Trier régulièrement, il faut établir une routine pour trier vos documents au quotidien afin d'éviter l'accumulation.
J’ai également la même façon de fonctionner pour les courriers dématérialisés avec des dossiers sur mon ordinateur que je trie et j’efface au fur et à mesure.
Et 1 fois par an, je prends mon trieur et je regarde ce que je peux jeter.
Je vous ai fait un PDF pour récapituler les étapes.
J’ai également des fichiers avec les onglets Banque – Assurances …
N’hésitez pas à me laisser un commentaire ou à contacter si vous voulez les voir !
Bon classement !
Une dernière petite astuce.
Dans mon bac "courrier à classer" qui est divisé en 5, dans chaque pochette je laisse toujours, une photocopie de la pièce d’identité ou livret de famille ou passeport de la personne, comme ça en cas de besoin, je sais que je l'ai sous la main.
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